11 CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ THEO DÕI GIỜ CỦA NHÂN VIÊN

Điều quan trọng đối với mọi doanh nghiệp là theo dõi chính xác giờ làm việc của nhân viên. Dữ liệu kịp thời cho các hoạt động có thể lập hóa đơn và không lập hóa đơn giúp đảm bảo:

• Xử lý bảng lương kịp thời
• Tuân thủ nội quy lao động
• Thực thi các chính sách về chuyên cần và thời gian nghỉ
• Tính toán tiết kiệm

Điều quan trọng không kém là lựa chọn một hệ thống theo dõi chấm công hiệu quả, không tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên. Nếu không, dữ liệu trở nên không đáng tin cậy đối với hồ sơ lao động, báo cáo và các nhiệm vụ khác phụ thuộc vào độ chính xác.

Điều quan trọng là xem xét những gì đang có trên thị trường và lựa chọn giải pháp phù hợp. Dưới đây là 11 cách tốt nhất để theo dõi giờ làm việc của nhân viên có thể giúp ích cho bộ phận Nhân sự.

1. Theo dõi nhân viên từ xa bằng hệ thống Chấm công Di động.
Việc theo dõi giờ làm việc của nhân viên khi họ làm việc xa văn phòng hoặc cơ sở là khó khăn nếu không có hệ thống chấm công di động. Thông tin này được tích hợp với hệ thống tính lương để có giờ làm việc chính xác.

Vệ tinh định vị toàn cầu, thường được gọi là GPS, hoạt động trên điện thoại di động. Các nhà tuyển dụng xác nhận số giờ từ dữ liệu được thu thập thông qua điện thoại của công ty có hỗ trợ GPS để các chuyển động được theo dõi một cách hợp pháp.

2. Sử dụng Quẹt thẻ treo tường.
Quẹt thẻ treo tường đại diện cho phiên bản cập nhật của hệ thống thẻ đục lỗ. Thay vì thẻ chấm công, nhân viên sử dụng ID của họ để xem giờ ra vào. Dữ liệu tự động chuyển đến một máy tính trong đó số giờ làm việc được tính cho sự tham gia của nhân viên.

3. Đảm bảo giờ đầy đủ, chính xác và mới nhất.
Một phương pháp hay nhất để theo dõi giờ làm việc của nhân viên là có một hệ thống hợp lý hóa quy trình nắm bắt thời gian. Điều này cung cấp thông tin chính xác để tính lương nhanh hơn và các cơ chế báo cáo khác. Cho dù hệ thống là thủ công hay tự động, các khía cạnh khó khăn của việc theo dõi và phê duyệt giờ làm việc của nhân viên trở nên khó khăn hơn với một hệ thống không được tuân thủ một cách nhất quán.

4. Có một hệ thống tự động để tuân thủ quy định.
Theo dõi chính xác cũng rất quan trọng để đáp ứng nhiều yêu cầu quy định. Đứng đầu trong số này đối với các công ty Hoa Kỳ là Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng. Bất kỳ giải pháp theo dõi nào cũng phải giúp bạn dễ dàng tuân thủ các quy định của chính phủ và chính sách nội bộ.

Nguyên nhân phổ biến của việc không tuân thủ là do việc lưu trữ hồ sơ không chính xác hoặc không đầy đủ. Sử dụng một hệ thống tự động để theo dõi thời gian và sự tham gia có thể giúp giảm thiểu sai sót và ngăn ngừa các vụ kiện tụng tốn kém phát sinh do không tuân thủ.

5. Sử dụng Phần mềm Chấm công mà nhân viên có thể sử dụng.
Việc có thể xem và theo dõi dữ liệu chấm công trong một hệ thống tập trung mang lại giá trị to lớn cho một công ty. Nhân viên có thể xem lại giờ làm việc của họ, cũng như thời gian tích lũy và thời gian nghỉ ốm có sẵn. Các tính năng này góp phần giúp nhân viên dễ dàng sử dụng phần mềm chấm công.

Theo dõi thời gian là nhiệm vụ ít được yêu thích nhất đối với hầu hết nhân viên. Một hệ thống dễ dàng, yêu cầu công việc và đào tạo tối thiểu sẽ cải thiện cơ hội mua vào khiến việc lựa chọn trở thành một khoản đầu tư tốt.

Nhân viên cũng đánh giá cao hệ thống tự phục vụ. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu liên hệ với bộ phận nhân sự khi có thắc mắc về số dư lương hoặc thời gian nghỉ.

6. Chọn một hệ thống dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác.
Sử dụng phần mềm chuyên dụng để thu thập dữ liệu chỉ giải quyết được một phần của giải pháp khi tìm kiếm những cách tốt nhất để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Phần khác là khả năng chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác.

Điều này rất quan trọng đối với nhu cầu trả lương, thời gian nghỉ và tuân thủ. Tốt nhất, việc trao đổi và tích hợp dữ liệu phải liền mạch.

7. Có hệ thống theo dõi giúp dễ dàng hoàn thành các công việc báo cáo và quản trị.
Cuộc đấu tranh đối với hầu hết các công ty là sử dụng phần mềm chấm công và chấm công rất khó sử dụng. Hầu hết các hệ thống đều có bản demo miễn phí, giúp các công ty có cơ hội lái thử các tính năng khác nhau.

Hệ thống theo dõi phù hợp sẽ cảm thấy trực quan với các quy trình hàng ngày. Giải pháp phần mềm tốt nhất có các chức năng được thiết lập toàn diện và cũng có thể mở rộng.

8. Tải phần mềm được lưu trữ trên Đám mây.
Ghi chép chấm công chính xác góp phần làm tăng chi phí lao động, nhưng các công ty vẫn cần có hệ thống tốt nhất mà không cần mua phần mềm tốn kém. Phần cứng nội bộ đắt tiền đang trở nên lỗi thời khi nhiều công ty tìm kiếm một giải pháp ít tốn kém hơn. Những gì hoạt động trong khả năng này là lưu trữ một hệ thống theo dõi thời gian trong Đám mây.

Các hệ thống dựa trên đám mây cung cấp các giải pháp dễ dàng để nhập giờ và nhanh chóng định tuyến thời gian để phê duyệt. Kết quả bao gồm mọi khía cạnh của giờ làm việc của nhân viên: trả lương dễ dàng, kịp thời và chính xác, và các vấn đề về quy định được giải quyết

9. Công nghệ tiên tiến sử dụng Vân tay và quét Retina giúp bảo mật văn phòng.
Một phương pháp phổ biến khác với các tập đoàn lớn là vuốt thông tin mã vạch trên huy hiệu ID của nhân viên. Dữ liệu sinh trắc học với dấu vân tay và quét võng mạc đã trở nên có giá trị đối với các công ty có thể cần kiểm soát việc ra vào các phòng ban và tòa nhà, ngoài việc theo dõi thời gian của nhân viên.

10. Lưu hồ sơ Điểm danh Trực tuyến.
Một số công nghệ tiên tiến đã áp dụng các kỹ thuật lỗi thời như sử dụng đồng hồ thời gian trực tuyến. Nhân viên ghi lại số giờ làm việc của họ thông qua một ứng dụng web cũng có thể tạo báo cáo tiền lương.

11. Nhập giờ của nhân viên vào bảng tính theo cách thủ công.
Một số công ty có ít nhân viên có thể không muốn chuyển sang Đám mây hoặc hệ thống trực tuyến quá nhanh. Tiếp tục nhập giờ vào bảng tính có thể hiệu quả nhất, nhưng nó cũng sẽ yêu cầu các giải pháp thay thế để tương tác với các cơ quan quản lý hoặc các doanh nghiệp khác.

Các quy trình tập trung cung cấp các cách tốt nhất để theo dõi giờ làm việc của nhân viên
Việc thiết lập một hệ thống tập trung để theo dõi dữ liệu giúp nhân viên và quản lý theo kịp giờ làm việc dễ dàng hơn. Bằng cách chọn giải pháp phù hợp, các công ty có thể có thời gian và thời gian tham dự nhanh chóng, đơn giản và không phức tạp.