Hỗ trợ trực tuyến

hot line
0964.093.496
0909.361.728

Video

Tại sao hệ thống chấm công và thời gian lỗi thời gây tốn kém ?

Tại sao hệ thống chấm công và thời gian lỗi thời lại gây tốn kém cho doanh nghiệp của bạn
Theo dõi sự tham gia của nhân viên ngày càng trở nên quan trọng với quy mô ngày càng tăng của lực lượng lao động của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc theo dõi nơi ở của từng người có thể khó hơn. Bạn có thể đã có sẵn một hệ thống theo dõi nhân viên, nhưng nó bao nhiêu tuổi? Nó được nâng cấp lần cuối khi nào? Nếu bạn vẫn đang sử dụng hệ thống thủ công cũ, hệ thống này có thể vừa không chính xác vừa dễ bị lừa đảo. Nâng cấp có thể khắc phục cả hai vấn đề đó và tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn trong quá trình này.

Rủi ro về thông tin chấm công không chính xác
Vấn đề lớn nhất với các hệ thống chấm công thủ công cũ chỉ đơn giản là chúng không chính xác bằng các hệ thống hiện đại. Điều đó có nghĩa là bạn đang bỏ lỡ thông tin cần thiết có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn.

Ví dụ: làm thế nào để hệ thống thủ công của bạn giải quyết các vấn đề mà nhân viên quên bấm giờ vào hoặc ra? Điều gì sẽ xảy ra khi họ quên đồng hồ và trượt vào giờ làm thêm?

Hầu hết các hệ thống cũ hơn không có bất kỳ cách nào để giải quyết những loại vấn đề này. Mặt khác, các hệ thống hiện đại có thể thông báo cho người sử dụng lao động khi điều này xảy ra, để vấn đề có thể được khắc phục nhanh chóng.

Hệ thống lỗi thời khuyến khích gian lận thời gian
Nếu bạn đang sử dụng hệ thống chấm công và thời gian lỗi thời, có nhiều khả năng là có nhiều cách để gian lận hệ thống đó. Ví dụ: có "đồng hồ bạn thân", trong đó một người giao thẻ thời gian của họ cho một người bạn và người bạn đó sẽ đồng hồ cho họ. Sau đó, có các vấn đề khác như "quên" đồng hồ khi nghỉ giải lao hoặc thêm một vài phút ở đây và ở đó khi điền vào các tờ thời gian.

Các hệ thống cũ hơn đó không cho phép bạn biết ai đang theo dõi, vì vậy không có cách nào để đảm bảo mỗi người đang làm việc đó một cách trung thực.

Chuyển sang một hệ thống hiện đại và bạn có thể loại bỏ vấn đề này. Ví dụ, một hệ thống sinh trắc học yêu cầu mỗi người xác thực bằng cách xuất trình dấu vân tay của chính họ. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng nếu hệ thống cho biết ai đó đang làm việc thì đó chính là nơi họ đang ở.

Khả năng xảy ra lỗi của con người
Hầu hết thời gian, khi hệ thống chấm công báo cáo sai vị trí của ai đó hoặc thời gian họ đã làm việc, lỗi của con người cũ nằm ở cuối vấn đề. Việc ai đó mắc sai lầm thực sự còn phổ biến hơn nhiều so với việc họ cố tình gian lận hệ thống một cách có ý thức.

Ví dụ: nhân viên có thể đánh giá quá cao thời gian họ hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể hoặc đánh giá quá cao tổng số giờ của họ trong ngày. Hoặc, họ có thể đánh giá thấp thời gian họ dành cho thời gian nghỉ giải lao. Nếu nhân viên phải thường xuyên điền vào bảng chấm công của họ với thông tin này, những lỗi làm tròn đó có thể tăng lên một lượng đáng kể.

Hệ thống chấm công hiện đại có thể ghi lại một cách chính xác thời điểm mọi người bước vào nơi làm việc và khi nào họ đi ra. Không cần con người báo cáo, vì vậy mọi thứ đều chính xác, không có sai sót và sai lệch. Và, nhân viên của bạn không dành thời gian quý báu của họ cho các nhiệm vụ mà hệ thống có thể thực hiện chính xác và nhanh chóng hơn.

… Và lỗi tính lương
Bảng lương tạo ra nhiều cơ hội cho lỗi của con người xâm nhập, nhưng với hệ thống chấm công cập nhật, vấn đề này cũng sẽ tránh được. Nếu bạn tích hợp hệ thống chấm công mới của mình với tính lương, tất cả sẽ được thực hiện tự động. Và, tất cả đều được thực hiện chính xác ngay lần đầu tiên, vì vậy không lãng phí thời gian cho việc tìm và sửa lỗi.

Các vấn đề về Tuân thủ Quy định

Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, có thể có các quy định ngành mà bạn phải tuân thủ. Ví dụ: nếu bất kỳ điều nào trong số đó ảnh hưởng đến thời gian nhân viên có thể làm việc, thì hệ thống chấm công lỗi thời có thể gây nguy hiểm cho khả năng tuân thủ của bạn. Trên thực tế, nếu bất kỳ phần nào trong hoạt động kinh doanh của bạn dựa vào việc chấm công chính xác, thì một hệ thống hiện đại là hoàn toàn cần thiết.

Nhân viên cũng được hưởng lợi
Nhân viên của bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng hệ thống chấm công cập nhật. Ít có nguy cơ thông tin sai và lỗi với một hệ thống hiện đại, có nghĩa là nhân viên biết chính xác những gì họ mong đợi. Những nhân viên có vấn đề về chấm công sẽ có động lực để cải thiện. Những nhân viên đã xuất sắc về khía cạnh này trong công việc của họ rất vui khi biết rằng sự nhất quán và đúng giờ của họ được ghi nhận một cách chính xác.

Một lợi ích khác cho nhân viên là họ không còn phải điền vào các biểu mẫu hoặc sử dụng thẻ khóa để vào nơi làm việc. Họ mắc ít lỗi hơn và nhà tuyển dụng không phải mất nhiều thời gian để sửa những lỗi đó. Ví dụ: nếu bạn có thẻ hoặc hệ thống chìa khóa, thì đã mất bao nhiêu thời gian khi nhân viên phải tìm người quản lý để cho họ vào một nơi nào đó?

Hệ thống chấm công lỗi thời có tốn nhiều hơn khả năng chi trả của bạn không?
Duy trì lợi nhuận là mối quan tâm thường xuyên của mọi doanh nghiệp. Có nhiều cách để cải thiện năng suất, nhưng điều quan trọng là không được bỏ qua những giải pháp đơn giản có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống chấm công cũ hơn, việc nâng cấp lên hệ thống hiện đại hơn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức của bạn, đồng thời cải thiện lợi nhuận tổng thể của bạn.

GIẢI PHÁP Hệ thống chấm công Tiết Kiệm Thời Gian & Chi Phí cho Doanh Nghiệp

 

0937 139 456